Hjem Få hjælp Blog Gå til app
Skift sprog: English

Økologi Guides

Kom godt i gang med økologisk produktion og handel

Opdateret den 2. juni 2020 grundet ny økologivejledning publiceret den 29. maj 2020. Opdateret den 24. juni 2020 grundet nyt link til statusrapporter fra Landbrugsstyrelsen.

Ønsker du at få en let introduktion til at komme godt i gang med at producere og markedsføre økologiske fødevarer?

Så er du havnet det rigtige sted! Vi har nemlig samlet en lille oversigt over det vigtigste for at komme godt i gang med økologisk produktion af fødevarer.

Det er vigtigt at bemærke at denne lille intro ikke kan erstatte at du orienterer dig i relevante lovtekster. Vi hjælper dig i gang og på vej.

 

Kom godt i gang

For at kunne gå i gang med at producere og markedsføre økologiske varer, skal virksomheden anmeldes til Fødevarestyrelsen. Det vil sige at virksomheden skal godkendes til at måtte producere og markedsføre økologiske fødevarer.

Det er en proces som består af:

  1. Anmeldelse via online formular. Blanketten finder du her.
  2. Du skal have dokumentation for at dine leverandører er økologikontrollerede.
  3. Du skal formulere procedurer, som Fødevarestyrelsen bruger til din økologirapport.
  4. Visit fra Fødevarestyrelsen, hvor Styrelsens fornemmeste opgave er at vejlede.

 

Dokumentation for økologikontrollerede leverandører

Så langt, så godt. Dokumentationen for at dine leverandører er økologikontrollerede kaldes også erklæringer, statusrapporter og certifikater. Du er selv ansvarlig for at indsamle dokumentationen. Det kan du få hjælp til herunder:

  • Du finder økologierklæringer for danske leverandører her.
  • Du finder statusrapporter for autoriserede økologiske primærproducenter her.
  • For at finde økologicertifikater for EU-virksomheder uden for Danmark, kan du søge efter kontrolorganet i databasen her. Herfra kan du gå ind på kontrolorganets hjemmeside og søge efter leverandørens virksomhed.
  • Hvis du vil importere økologiske fødevarer fra tredjelande skal der medfølge varepartiet et Certificate of Organic Inspection. Du kan læse mere om COI her. Du kan læse mere om reglerne for import af økologiske fødevarer her. Du kan også læse Fødevarestyrelsens guide til import her.
  • Alternativt kan du bede dine udenlandske leverandører om at sende deres økologicertifikat, og tjekke at kontrolinstansen er på listen over godkendte kontrolorganer her. Hvis leverandørens kontrolorgan ikke findes på EU-listen over godkendte kontrolorganer, kan du anmode leverandøren om dokumentation for, at EU medlemslandets myndigheder har anerkendt kontrolinstansen.
  • Vær opmærksom på at økologierklæringen eller -certifikatet skal være gældende for de fødevarer du bestiller hos leverandøren og til enhver tid gyldigt.

 

Økologi-egenkontrolprocedurer

Ligesom for egenkontrol skal du formulere nogle procedurer som skal sikre at din virksomhed overholder økologireglerne. Det vil sige, at du skal skrive ned, hvordan du i praksis vil behandle, håndtere og adskille økologiske fødevarer fra konventionelle fødevarer. Beskrivelserne skal Fødevarestyrelsen have, så de kan udstede en økologirapport. Du kan læse mere om økologirapporten her.

Fødevarestyrelsen har heldigvis lavet en vejledning til virksomheder som din. Vejledningen hjælper dig med at planlægge og nedskrive dine procedurer. Du finder den her: Vejledning om økologiske fødevarer mv. Du kan finde hjælp til procedurerne fra side 54 i vejledningen.

 

Økologiregnskab - hvorfor og hvordan?

En essentiel del af procedurerne er at virksomheden skal føre et balanceregnskab, kaldet et økologiregnskab. Formålet er at man skal kunne følge varers bevægelser gennem virksomheden. Det er også et redskab til at se, om der er balance mellem indgående og udgående varer. Fødevarestyrelsen bruger det til at kontrollere, at der ikke produceres eller sælges flere økologiske varer end der kommer økologiske varer ind i virksomheden.

Hvis du både producerer og forhandler økologiske og konventionelle produkter, skal økologiregnskabet laves periodevist. Opgørelsesperioden skal være mellem en måned og maksimum et halvt år. Periodefrekvensen skal du selv fastsætte efter en vurdering af, om der kan føres effektiv kontrol af din virksomhed. Hvis du udelukkende producerer og forhandler økologiske produkter, er det nok at kunne forevise et regnskab i forbindelse med kontrolbesøg.

Der skelnes mellem råvarer og færdigvarer i regnskabet. Råvarer er fødevarer, som skal anvendes til og indgår i produktion af økologiske produkter. Færdigvarer er varer, som ikke tilberedes yderligere inden salg ud af virksomheden. I økologiregnskabet er et balanceregnskab mellem indgående (råvarer) og udgående (færdigvarer) varer. Lageroptællingen opgøres også opdelt i råvarer og færdigvarer. 

 

Trin 1 i økologiregnskabet: Foretag en lageroptælling. 

  • Husk at notere oplysninger for datoer (tilgang, afgang, bedst før, sidste anvendelse, produktion), lot-numre, vareart, varenummer, partireferencer og lignende ned. 
  • Efterfølgende skal den registrerede lagerbeholdning i dit lagersystem rettes til det fysisk optalte antal varer.

 

Trin 2 i økologiregnskabet: Indsaml dokumentation.

For at føre økologiregnskabet skal du bruge:

  • Dokumentation for indkøbte varer fx fakturaer
  • Registreringer af forbrugte råvarer og producerede færdigvarer fx produktionsstyklister (opskrifter)
  • Registreringer af tabte og kasserede varer
  • Registreringer af varepartier, som er blevet brugt til analyse
  • Registrering af vareprøver
  • Dokumentation for solgte varer fx fakturaer, følgesedler, ordrebekræftelser.

 

Trin 3 i økologiregnskabet: Afstem råvarer og færdigvarer for hver vareart.

Du skal bruge de indsamlede dokumenter til at følge varepartiernes vej fra modtagelse til salg for at lave selve balanceregnskabet. Du skal som minimum have noteret følgende ned for at kunne afstemme og sikre sporbarhed:

  • Navn og evt. adresse på leverandører/kunder
  • Mængder (antal kolli, kg, litre)
  • Datoer (Bedst før/Sidste anvendelse, leveringsdato, afsendelsesdato)
  • Lot-numre. Læs mere om lot-numre her.

Vi vil lige tippe om at Fødevarestyrelsen har lavet en skabelon til økologiregnskabet. Den kan downloades og redigeres i. Du får den her: Fødevarestyrelsens skabelon til økologiregnskab.

 

Evt. trin 4 i økologiregnskabet: Begrundelse for større afvigelser.

Hvis der er en større difference for nogle varer i regnskabet, skal du begrunde hvad differencen skyldes. Du skal selv definere, hvad en “større” difference er. Begrundelsen skal skrives ned og eventuelle bilag, som kan understøtte begrundelsen, skal vedlægges. Original dokumentation som anvendes til regnskabet skal opbevares i fem år. 

 

Økologiregnskab - hvad kan være en udfordring?

Det kræver gode, understøttende procedurer og systematik at lave økologiregnskab. Konsekvensen af ikke at have nogle gode procedurer fra start, er at det bliver et tidskrævende og omstændeligt arbejde.

Eksempler på udfordringer, som kan gøre arbejdet besværligt:

  • Hvis lageroptællingen laves midt under en produktion, kan der være varepartier, som ikke er optalte. Hvis varepartierne ikke fremgår af lageropgørelsen, kan det ske at økologiregnskabet ikke kommer til at stemme.
  • Hvis der mangler oplysninger på nogle af varepartierne, må der ledes blandt eventuelle håndskrevne noter, Excel-ark og produktionsstyklister efter oplysningerne.
  • Hvis en medarbejder glemmer at registrere, hvor mange varepartier, som bliver fjernet eller tilkommer lageret fx vareprøver, kan det være svært at genfinde oplysninger om antal og det specifikke vareparti. Det kan koste timer at skulle genfinde dokumentation blandt e-mails, håndskrevne noter, gamle Excel-ark eller lignende.
  • Hvis der ses en stor difference af økologiregnskabet eller der er en stor uoverensstemmelse mellem det registrerede antal varepartier i Excel-arket og det optalte antal fra lageroptællingen, kan det være svært at finde fejlen. Det kræver ajourførte systemer og gennemgang af ordrebekræftelser, følgesedler, håndskrevne noter, Excel-ark og fakturaer for at finde frem til det.

 

Vores budskab er: det kræver gode procedurer og systemer. Det er altså en investering af tid her og nu som sparer tid på længere sigt.

Når først nogle gode procedurer er på plads, vil regnskabet ikke være en tidskrævende opgave. Regnskabet skal føres ofte, så det er det værd at investere tid i planlægning af procedurer til en start. Du kan eventuelt hyre en fødevarekonsulent til at hjælpe med at planlægge procedurerne.

tracezilla har udviklet et standard ERP-system, der kan generere et økologiregnskab ved få klik. Du kan læse mere her. Hvis du gerne vil høre om vores løsning, kan du ringe til os på tlf. 81 11 10 34. Du er også velkommen til at skrive en e-mail til info@tracezilla.com

 

Mærkning med økologi

Når Fødevarestyrelsen har godkendt din virksomhed og du må sælge varerne som økologiske, har du selv ansvaret for at de bliver markedsført korrekt. Dvs. at Fødevarestyrelsen ikke forhåndsgodkender din mærkning af produkterne, som du sælger som værende økologiske, inden de kommer på markedet.

Det kan være dyrt at have fejl i mærkningen med økologi, når Fødevarestyrelsen kommer på kontrolbesøg. Det kan betyde at du skal bestille dyre gentryk af dine etiketter.

Her er en liste over, hvad du skal tjekke, når du på dine etiketter mærker et produkt som økologisk:

 

Opsummering

Her er det vigtigste du skal huske:

  1. Du skal have en godkendelse fra Fødevarestyrelsen.
  2. Du er ansvarlig for at have dokumentation for at dine leverandører er økologikontrollerede.
  3. Du skal lave nedskrevne procedurer til økologirapporten.
  4. Det er en god idé at bruge tid på at formulere og planlægge nogle gode procedurer.
  5. Du kan få hjælp til at planlægge nogle gode procedurer for økologiregnskabet hos en fødevarekonsulent.
  6. Hvis du ikke har mod på at håndtere økologiregnskabet i Excel kan du læse om tracezillas automatiserede one-click økologiregnskab her.
  7. Når du er certificeret, kan du mærke dine produkter med økologi-logoerne. Du skal være opmærksom på at mærkningen på etiketterne er korrekt.

God fornøjelse med det hele!

 

Pist! Vil du gerne forberede dig ekstra godt til kontrolbesøg, kan du bruge Fødevarestyrelsens tjekliste.

Lykke er ansat som supporter hos tracezilla. Hun skriver artikler til vidensbasen og bloggen. Lykke er uddannet inden for fødevarer og har erfaring fra to fødevarevirksomheder.

Emner i bloggen
Seneste indlæg
Se flere indlæg ...