Hjem Få hjælp Blog Gå til app
Skift sprog: English

Økologi Guides

Seks trin til smidig økologikontrol

Du kender det sikkert godt.

Fødevarekontrollen triller ind på parkeringspladsen, og din puls stiger. Det er tid til at bevise, du gør, hvad du har lovet.

Gisp!

Eller hvad?

For at få et smidigt kontrolbesøg er det vigtigt, at du kan dokumentere, at du driver virksomhed, som du har forpligtet dig til.

I dette indlæg guider vi dig igennem de seks vigtigste ting, der forbereder dig bedst muligt til kontrollen af din fødevarevirksomhed.

Og så viser vi dig en lille øvelse, så du selv kan teste, om du har styr på det hele. Mere om den senere.

Ro i maven kræver forberedelse

Økologikontrollen udføres som en del af den almindelige fødevarekontrol som foretages af Fødevarestyrelsen. Det er (faktisk) en hjælp til dig og dine kunder, der sikrer, at dine varer er tip top økologiske.

Når du sælger eller producerer økologiske fødevarer, skal du ikke bare have styr på, at dine økologiske fødevarer lever op til økologikravene og overholder reglerne. Du skal også have styr på, hvordan du sørger for det.

Læs mere om, hvordan du får styr på handel og produktion af økologiske fødevarer

Når Fødevarestyrelsen kommer på besøg, skal du faktisk kunne finde dine dokumenter frem, mens kontrollanten venter. Og det er her, vi ofte ser udfordringer. Der er flere, der har svært ved at finde dokumentation for afvigelser, mærkning og spild på stedet. Det kræver, du har styr på, hvor dokumentation er. Det hjælper vi dig med her.

styr på egenkontrollen af økologi

Du har en masse procedurer for egenkontrol af økologi. Du udfylder egenkontrolskemaer, tjeklister og kritiske kontrolpunkter.

Det gør du, ik? Ellers tjek Fødevarestyrelsens vejledning til egenkontrol.

Men har du helt styr på, hvordan du opbevarer dine kontrolskemaer? Bliver de udfyldt på samme måde hver gang? Er der rigtig dato på, og har du helt styr på, hvem der egentlig foretog kontrollen?

Hvis ikke kan det måske være årsagen til at dine håndflader bliver rigtig svedige, når Fødevarekontrollen kommer på besøg.

Derfor har vi et par tips til, hvordan du får styr på din økologi-egenkontrol.

  • Først og fremmest er økologi-egenkontrol en opgave, der ikke må lande mellem to stole. Derfor kan det være en rigtig god idé at udpege en hovedansvarlig.
  • Når du bestiller nye varer, så lav en kalenderpåmindelse om, at den ansvarlige skal føre kontrol ved modtagelse af varer.
  • Lad den ansvarlige samle dokumenter fra økologiegenkontrollen samme sted. Det kan være en mappe med et excel-ark og egenkontrolskemaer. Her kan den hovedansvarlige begrunde afvigelser, og nedskrive hvordan fejlen er blevet rettet.

Har du styr på dokumentationen af din egenkontrol, får du et nemmere kontrolbesøg.

Prøv tracezilla gratis i 14 dage.

Tjek op på certifikater

Certifikater er kvalitetsstemplet for din produktion og handel med økologiske varer. Når du producerer og handler med økologiske fødevarer, er det ikke nok bare at have styr på dine egne procedurer. Du er ansvarlig for, at dine leverandørers dokumentation er gældende for alle de produkter, du bestiller og at leverandørens certifikat til enhver tid er gyldigt.

Derfor skal du have styr på, hvornår dine certifikater udløber og hvornår dine leverandørers certifikater udløber.

For at sikre, at du ikke bliver overrasket over et udløbet certifikat, kan du:

Er lageroptællingerne i orden?

Det er en klassisk udfordring at holde styr på, hvad du har sendt afsted, og hvad du fysisk har tilbage på lager. Det kan være, du har solgt noget, der ikke er sendt afsted, eller købt varer, der ikke er modtaget.

Hvis du laver en lageroptælling, hvor der er flere varer på lager end du rent faktisk har til rådighed, korrigerer du forkert i dit balanceregnskab, og så går økologiregnskabet simpelthen ikke op.

Mangelfuld lageroptælling kan være en rigtig tidsrøver under kontrolbesøget.

Derfor bør du indføre en rigtig god arbejdsgang her.

  • Hver gang du fjerner en vare fra lageret, skal du markere, at den er udgået af lagerbeholdningen.

Så har du både dokumentation for en fast procedure at vise til kontrollen, og du har styr på dit lager.

Det bliver du glad for :-)

Økologiregnskab

Når du handler og producerer økologiske fødevarer, forpligter du dig til at kunne dokumentere balancen mellem indgående og udgående varer. Det opgøres i et balanceregnskab. Det kaldes også for økologiregnskabet.

I økologiregnskabet skal du registrere dine produktioner meget nøgternt.

Vil du se mere om hvordan du får styr på økologiregnskabet, så hent vores guide til at kommer godt i gang med økologisk produktion. Der finder du en trin-for-trin guide til økologiregnskabet.

Opskrifterne er regnskabets basis

Et par af de fejlkilder, som vi ofte støder på, er hvordan man registrerer variationer af opskriften og af spild.

Hvis du for eksempel konsekvent bruger mere eller mindre i din produktion end der står i opskriften, stemmer økologiregnskabet ikke.

Dine opskrifter er basis for økologiregnskabet. Det er fundamentet for administrationen af dit produkt, og danner grundlaget for dine næringsdeklarationer og ingrediensliste.

Tag et kig på hvordan vi kan hjælpe med økologiregnskabet i tracezilla. 

Du får styr på opskrifterne på den her måde:

  • Gå opskrifterne igennem en gang om måneden og tjek om din seneste måneds produktion stemmer overens.
  • Når du ser større afvigelser, så husk at finde årsagen med det samme.
  • Måske skal opskriften justeres, fordi du lige er startet og hurtigt bliver klogere på mængder og ingredienser. Så juster opskriften med det samme og noter hvorfor.
  • Det kan også være fordi, du har produceret længe, men har ændret praksis i, hvordan du laver dit produkt. I det tilfælde skal du lave en ny opskrift, så den stemmer overens med din nye praksis. Gem den gamle opskrift og noter hvorfor og hvordan du har ændret opskriften. Kald det fx opskrift 1 og opskrift 2.
  • Laver du ny opskrift, så tjek lige om du skal ændre dine labels.

Så har du ro i maven ved økologikontrollen.

Spild er endnu en af de typiske årsager til, økologiregnskabet ikke stemmer. Det er typisk, at man smider en dårlig vare ud, men glemmer at notere. Derfor er det vigtigt at indføre en arbejdsgang, hvor du husker at notere spild i din produktion med det samme.

Indfør en arbejdsgang, hvor du konsekvent noterer tab med det samme. Det kan nemlig være lidt af et detektivarbejde, at finde frem til flere afvigelser langt tilbage i tiden, hvor hukommelsen ikke rækker.

Mærkning af økologiske varer

Der er stor tillid til økologiske varer. Det er nemlig ikke hvem som helst, der må bryste sig med økologimærket.

Ved økologikontrollen kontrollerer tilsynsførende derfor blandt andet din mærkning og markedsføring, som omfatter tekst, illustrationer, billeder og andet materiale i mærkning og markedsføring af produkterne.

Derfor er det en god idé at forholde dig til, hvordan du selv mærker produkter.

  • Nedskriv din procedure for mærkning og følg den.
  • Hold dig opdateret på reglerne for mærkning. De ændrer sig ofte, og det er dit ansvar at holde dig opdateret.
  • Tilmeld dig for eksempel Fødevarestyrelsens nyhedsbrev. Så får du meldinger, når der kommer ændringer i lov og regler for mærkninger blandt andet.

Hav styr på din faktura

Dine fakturaer er et af samlingspunkterne for alle dine oplysninger om din vare. Under økologikontrollen kan Fødevarekontrollen derfor foretage en såkaldt krydskontrol, hvor de spørger ind til tilfældige leverancer og dokumenter vedrørende leverancerne. Det gør de for eksempel ud fra indholdet på en tilfældig faktura.

Det kan derfor være en fordel, du har helt styr på oplysningerne på dine fakturaer.

Det kan du gøre således:

  • Tænk fakturarer ind allerede i bogføringen.
  • Bliv enige internt om den samme måde at navngive.
  • En god struktur kan være: INDKØB_REFERENCENUMMER_LEVERINGDATO
  • Sørg for at bogføringsdatoen er leveringsdatoen. Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør det bedst, kan det være en god idé at afstemme denne procedure med din revisor.
  • Lav din egen fakturaskabelon, så du altid kan kopiere det korrekt herfra. Med en skabelon undgår du dobbeltarbejde med at skulle skrive det samme flere gange og du minimerer risikoen for fejl.
  • Tjek hvad der skal stå på alle fakturaer. Se overblikket på Skats hjemmeside.
  • På fakturaer for økologiske varer skal du desuden angive fødevarens økologiske status, dvs. om der er tale om en fødevare, der kan mærkes som økologisk i varebetegnelsen. Angiv varen som øko på din faktura og noter nederst, at den er kontrolleret i henhold til kodenummeret DK-ØKO-100

Lyst til at prøve tracezilla? Hør fordelene lige her. 

Hva’ var det nu, jeg skulle?

Det var vores seks bedste tips til at forberede dig til økologikontrollen

Måske er administration ikke lige din yndlingshobby, og derfor har du måske mistet pusten lidt ved al den struktur, vi foreslår i de seks tips herover.

Men den gode nyhed er, at hvis du følger vores seks anbefalinger, bliver det nemmere end nogensinde at dokumentere, at du er en haj til at håndtere økologiske varer.

Så alt i alt skal du huske:

  1. Egenkontrol skal udføres på samme måde hver gang og der bør være en hovedansvarlig for egenkontrollen
  2. Certifikater skal tjekkes hvert år
  3. Markér, hvad du reelt har til rådighed på lageret
  4. Notér konsekvent hvis du bruger mere eller mindre fra lageret – enten til dine opskrifter eller i form af tab
  5. Hold dig opdateret på reglerne for mærkning af økologiske varer
  6. Få alt med på fakturaen ved at lave din egen super-skabelon

Prøv tracezilla gratis

Leg fødevarekontrollant for en dag

Så er det vist tid til at løfte sløret for den øvelse, vi lokkede med i introduktionen. Den går nemlig ud på, at du kan hjælpe dig selv ved at lege fødevarekontrollant for en dag.

Få en kollega til at udvælge et tilfældigt LOT-nummer og gå hele vejen tilbage gennem de elementer, vi har gennemgået her.

Du kan blive klogere på, hvad en kontrollant ellers kigger efter på et besøg ved at tjekke Fødevarestyrelsens liste.

Kan du finde dokumentationen frem for alle seks punkter, er du rigtig godt på vej til at være en økologikontrolstjerne.

Hvis ikke er du forhåbentlig blevet klogere. Og det er godt. 

For selvom det kan afføde lidt mere arbejde og administration på den korte bane, tror vi på, at det udmønter sig i, at du får større ro i dine kontrolbesøg og give dig bedre styr på dokumentation i din virksomhed, så du får frigivet tid til at udvikle din forretning.

I tracezilla har vi gjort det så nemt som muligt at holde styr på dokumentationen som muligt. tracezilla er et ERP-system, der er udviklet til at automatisere mange arbejdsgange i fødevarevirksomheder.

Er du nysgerrig på om vi kan hjælpe dig på vej til endnu lettere administration og større overblik, så er du velkommen til at give et ring på 81111034.

Lyst til at se mere? Så prøv tracezilla gratis i 14 dage.

Se hvordan andre har fået styr på handel og produktion med økologiske produkter

tracezilla understøtter økologiske produktionsflows

 

 

Økologiregnskabet laver faktisk sig selv hos Nordisk Tang

Emner i bloggen
Seneste indlæg
Se flere indlæg ...